1. Requisitos de las Facturas.
a) Debe estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Debe Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
c) Debe contener la mención del Derecho que se incorpora con descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
d) Debe contener el valor total de la operación.
e) Debe Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
f) Debe Contener los Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
g) Debe Contener los Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
h) Debe contener La firma de quien crea la factura (título). La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
i) Debe tener Fecha de su expedición y fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
j) Debe contener la fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla.
k) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
l) El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.
Cuando el pago haya de hacerse por cuotas, las facturas contendrán además:
· Número de cuotas.
· La fecha de vencimiento de las mismas.
· La cantidad a pagar en cada una.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), f) y k), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
2. Emisión de la Factura y Copias.
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un (1) original y dos (2) copias de
Ojo, solo hay una Factura Origina que es la que se convierte en título valor, una vez cumpla con todos los requisitos (sea aceptada por el comprador), las demás son copias. La Factura original debe ser conservada por el Emisor vendedor o prestador del servicio.
3. Aceptación de la Factura
Uno de los requisitos para que la factura constituya titulo valor, es la aceptación por parte del comprador, aceptación que puede ser tácita cuando el último no lo hace de forma expresa, ya sea firmando la factura o mediante un documento aparte.
El comprador puede aceptar la factura de dos formas a saber.
a) Inmediatamente recibido el original de la factura, firmarla en señal de aceptación de su contenido.
b) Dentro de los 10 días calendario siguientes a la recepción de la factura, solicitar al vendedor la presentación del original de la factura para firmarlo, o aceptarla mediante un documento escrito diferente a la factura.
c) No hacer nada y esperar que transcurran los 10 días calendario que tiene para aceptar la factura.
De acuerdo con esto, el comprador cuenta con 10 días calendario contados desde la fecha de la recepción de la factura para aceptarla o rechazarla, si no lo hace, la ley considera que ocurre la aceptación tácita.
Para efectos de la aceptación de la factura a que hace referencia la Ley 1231 de 2008, el emisor vendedor del bien o prestador del servicio presentará al comprador del bien o beneficiario del servicio el original de la factura para que este la firme como constancia de la recepción de los bienes comprados o servicios adquiridos y de su aceptación al contenido de la factura, y la devuelva de forma inmediata al vendedor.
Sin perjuicio de la constancia de recibido de la factura y de la mercancía o servicio prestado, si el comprador del bien o beneficiario del servicio opta por no aceptar la factura de manera inmediata, el emisor vendedor del bien o prestador del servicio entregará una copia de la factura al comprador del bien o beneficiario del servicio, para que dentro del término de los diez (10) días calendario siguientes a su recepción, el comprador del bien o beneficiario del servicio:
a) Solicite al emisor vendedor del bien o prestador del servicio la presentación del original de la factura, para firmarla como constancia de su aceptación y de la recepción de los bienes comprados o servicios adquiridos o manifieste su rechazo de la factura y en ambos casos devolverla de forma inmediata al vendedor, o
b) La acepte o rechace de forma expresa en documento aparte, en los términos del artículo 2o de la Ley 1231 de 2008.
Una vez cumplido el término de los diez (10) días calendario siguientes a su recepción, sin que haya operado alguno de los eventos señalados en los dos numerales anteriores, se entenderá que esta ha sido aceptada de forma tácita e irrevocable, en los términos del inciso 3o del artículo 2o de la Ley 1231 de 2008.
4. Prescripción de
La acción cambiaria derivada de la factura prescribe a los 3 años contados desde la fecha de vencimiento de la misma, o desde la fecha del último pago si se han hecho pagos parciales. Así las cosas, si la factura está debidamente aceptada por el comprador, cumple con todos los requisitos legales y no han pasado más de 3 años luego de su vencimiento sin que el comprador haya pagado, esta puede ser cobrada por la vía de un proceso ejecutivo ante los jueces de la República.
5. OJO CON LOS CHEQUES
Cuando se reciba como pago de algún producto o servicio un cheque, se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) El cheque debe presentarse para cobro dentro de los quince (15) días hábiles bancarios siguientes a la fecha de su vencimiento.
Los días hábiles Bancarios son aquellos en los cuales trabaja el Banco en donde se encuentra matriculada la cuenta corriente contra la cual se cobrará el cheque, así que si dicha Sucursal del Banco en donde se encuentra inscrita
b) Si el cheque no es pagado, es obligación del Banco librado justificar el no pago del cheque. Esta justificación es lo que se llama Protesto y consiste en un sello mediante el cual el Banco librado indica la causal de devolución del cheque. Este protesto no lo hace el Banco de manera automática, lo hace solo a solicitud del último tenedor del cheque. Para todos los efectos legales, el Protesto debe hacerse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la presentación y no pago del cheque.
c) Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de presentación del cheque, así ya haya sido rechazado el pago del mismo, el tenedor del cheque puede presentarlo nuevamente al banco para su pago, y si hay recursos en la cuenta es obligación del Banco pagarlo, así este pago sea parcial.
d) Las acciones cambiarias derivadas del cheque prescriben a los seis (6) meses contados desde la fecha en que este se presentó para su cobro, es así que si luego de presentado el cheque para su cobro, este no es pagado, la acción ejecutiva se debe presentar dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de presentación y no pago del cheque, de lo contrario, se entiende que dicha acción cambiaria prescribió.
Elaborado por el Dr. Carlos Alberto Gutiérrez Valencia.
Para mayor información contáctenos en Bogotá - Colombia, al (571) 646 7105 o al correo electrónico carlos.gutierrez@gutierrezvalencia.com
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